Skip to main content

Lingen Village

a village within the Border Group Parish...

Home
Adforton Village Notes
Arts All Inclusive Group
Around and About
Bowls Club
Coffee Mornings
Community Resource Centre
Contact Us
Gardening Groups
History Fellowship
Knighton Rotary Club
Lingen Flix
Map & Driving Directions
Methodist Chapel
Mortimer Medical Practice
Neighbourhood Watch
News Items
Parish Council
Police Bulletin
Post Office Sub
Royal George Inn
Sewing Groups
Site Map
St Michaels Church
Teddy Tots
Useful Links
Village Hall
General Hall Information
Mins
Village Hall Trustees
Volunteers Needed
Walks
Web Site

MINUTES  OF  LINGEN  VILLAGE  HALL  MEETING,  DEC  12TH  2016

 

 

Present;  Trevor  Pritchard,  Claire  Cadwallader,  Jane  Roberts,  Mary  Pettitt,  Kay  Pritchard  Judith  Phillips,  Lorna  Woods,  Phil  and  Sally  Barnett,  Christine  Moore.

 

Apologies;  Julia  Murrey,  Jackie  Morris

 

The  minutes  of  the  meeting  held  on  Nov  14th  were  read  with  corrections  made  to  the  tradesmen  who  were  beneficiaries  of  the  Dr  Cockburn  bursary.  It  should  have  read  “electrician  and  general  builder”  and  not  electrician.  Also  the  widths  of  the  new  flooring  is  measured  in  metres  and  not  feet!

 

Matters  arising

The  leaking  tap  in  the  ladies  toilet  has  to  be  replaced  as  repair  is  not  possible.  The  work  is  in  hand.

The  new  floor  coverings  are  on  order,  the  fitting  of  which  has  not  been  confirmed.

The  mirror  for  the  toilet  for  the  disabled  will  be  purchased  in  the  New  Year  sales.

 

Mary  reported  in  her  capacity  of  Treasurer  that  since  September  Barclays  Bank  has  erroneously  combined  the  Dr  Cockburn’s  account  with  that  of  Lingen  Stitchers,  and  sent  the  quarterly  statement  to  the  Treasurer  of  the  latter  group. A  complaint  has  been  lodged  but   Mary  has  been  frustrated  by  the  lack  of  response  from  the  bank.  Seemingly  it  will  take  up  to  8  weeks  to  resolve  and  the  solution  will  be  for  1  account  to  be  closed  and  re-opened.  No  money  has  been  exchanged  but  the  committee  were  appalled  at  the  lack  of  professionalism,  and  the  seemingly  reluctance  of the  bank  to  remedy  the  affair.  Changing  to  an  alternative  bank  was  suggested  but  as  the  majority  of  “local”  banks  are  being  closed,  the  convenience  of  the  service  in  Presteigne  is  a  bonus.  Mary  will  continue  to  express  dissatisfaction  and  may  involve  the  Ombudsman  if  required.

Claire  volunteered  to  become  a  new  signatory  for  the  Village  Hall

accounts(aswell  as  Trevor  and  Mary)and  Mary  will  prepare  the  necessary  papers.

 

 

Christine  as  Booking  Clerk  gave  an  update  of  the  hall’s  current  usage  etc.

All  existing  regular  users  have  booked  for  next  year  and  there  have  been   parties,  discos, whist  drives  and  kaileys  in  the  hall  recently.  A  group  running  a  walking  festival  have  booked  in  June.

The  hall’s  forms   require  reviewing  in  2017.  The  hire  charges  to  remain  the  same  for  next  year.  The  hall  needs  to  remain  competitive  and  used!

The  key-holder  for  the  Stitching  group  has  changed.

Scottish  Power,  the  electricity  provider  for  the  hall  takes  £24  monthly  as  Direct  Debit,  but  the  account  is  £314.05  in  credit.  This  will  be  claimed  back.  Changing  supplier  was  mooted,  now  that  the  contract  is  not  tied  in, and  this  may  be  a  consideration  when  charges  inevitably  rise.

There  have  been  2  interruptions  to the  electricity  supply  recently to  allow  for  tree  work  on  of  which  necessitated  the  cancellation  of  the  Teddy  Tots  group.

The  central  heating  boiler  was  serviced  on  Dec  6th.  The  heating  has  been  “on  reserve”  during  the  mild  weather.

£783.29  was  raised  by  the  raffle  at  harvest  which  goes  to  the  Church

£400  was  raised  by  the  Lingen  Stitchers,  £300  of  which  was  donated  to  the  East  Radnor  Leisure  Centre.

The  insides  of  the  windows  have  been  cleaned

£16.62  wayleave  payment  has  been  received.

The  Fire  Safety  of  the  building  has  been  checked  at  the  cost  of  £96,  the  certificates  for  which  are  displayed  on  the  boards  in  the  foyer.  This  need  only  be  checked  annually  and  not  every  6  months.  The  alarms  are tested  every  month  and  appropriately  documented.

Costs  incurred  by  the  hall  amount  to  £1.81  for  the  Dr  Cockburn’s  bursary,  and  £12  for  advertising  the   Lingen  Lectures.

There  has  been  a  request  from  the  PO  to  replace  the  satellite  dish  at  the  rear  of  the  hall.  The  committee  agreed  and  a  letter  will  be  sent  to  Ann   so  that    this  work  can  be   carried  out.

 

It  was  suggested  that  with  regard  to  fund-raising  events  for  next  year  that  speakers  for  any  lectures  should  be  considered.

Trevor  suggested  a  dance  in  the  hall, ( pay  on  the  door  with  a  hall  run  bar  and  possibly  pork  baps)  be  held  early  in  the  year,  before  lambing  season.  Kay  will  explore  music ,  possibly  the  gentleman  who  entertained  the  Bowlers  last  year,  a  date  set  and  the  event  to  be  advertised (likely  to  be  held   before  the  next  hall  meeting  in  February)

Other  events  suggested  were  an  antiques  roadshow  type event,  Claire  to  approach  auctioneers.

Promise  Auction  in  the  autumn..

Race  Night  in  the  winter.

 

The  100  club  was  drawn  for  both  December  and  January.

  1. 17  Brynis  Wooley
  2. 57  Ian  Morris
  3. 84  Hazel  Retallick

 

     1.  35  Brian  Lewis

     2.  40  Yen  Robinson

     3.  Heather,  Tudor  Cottage

 

The  meeting  closed  at  8.50pm  with  everyone  wishing  each  other  a  “Happy  Christmas”  and  “A  Happy  New  Year”.

 

The  next  committee  meeting  will  be  held  on  February  13th  at  7.30pm.